海大后字[2006]15号
中国海洋大学后勤集团合同管理
暂行规定
为规范中国海洋大学后勤集团及下属实体在经济活动中的民事法律行为，保障集团和所属各单位的权益，根据《中华人民共和国民法通则》、《中华人民共和国合同法》以及其他相关法律、法规并结合集团的实际，制定本规定。
一、适用范围
本规定适用于集团和所属单位、企业（全资和控股）或虽不控股但拥有实际经营管理权和受托管而拥有实际经营权的企业、单位对外签订的各种合同。
二、签订合同的依据
签订各种合同应依据下列法律、法规及相关规定：
《民法通则》、《合同法》以及国家其他法律、法规的相关规定，中国海洋大学的有关规定。
三、合同的文本、基本内容和条款
签订合同须使用国家工商行政管理局、专业主管部门统一制订的示范文本；特殊合同没有统一文本及示范文本的，可根据情况选择参考文本或自制文本，但须符合《经济合同法》及有关规定。合同内容由当事人约定，条款必须包括：当事人的名称（或姓名）和住所；标的；数量；质量；包装；价款或报酬；权利与义务；履行的原则、期限、地点和方式；合同的生效、变更和解除；违约的责任，争议解决等。
四、合同的形式
合同除及时结清者外，应一律采用书面形式。
五、签订合同前的必备工作
在合同签订前，签约人、经办人必须认真了解对方当事人的情况，包括：对方当事人的主体资格、经营范围、履约能力以及资信情况、对方签约人的签约权限等。
六、合同审批、办理及签订程序
（一）合同审核制度
集团成立合同审核小组，在集团领导下，全面负责对集团及下属实体对外签订的所有合同的审核与论证。
审核、论证的内容包括：项目可行性、履约风险、履约能力、合同主体资信、委托代理人资格、合同的合法性、与本单位服务经营和偿债能力的适应性、合同条款的完备性、合同的形式、违约责任条款等。
（二）合同的审批与办理程序
集团对合同实行统一审批、分级分类管理制度。具体审批及办理程序如下：
1．集团对外签订合同
①提出签约意向，报总经理办公会讨论批准；
②集团成立合同项目组，进行市场调研；
③进行必要的政策、法律咨询；
④草拟合同文书，并将合同草案、谈判方案等提交集团合同审核小组审核、论证；
⑤根据合同审核小组意见，对合同草案、谈判方案等进行修订后，由集团组织相关人员组成谈判小组，负责最终谈判与签约，加盖集团公章、委托代理人名章后，正式签约生效。
⑥对于标的额在叁万元以上的大额合同在正式签订前一般还应请法律顾问审核并签署意见；根据法律、法规的有关规定和实际需要，有些合同应由工商行政管理部门鉴证或公证部门公证。
⑦将合同正式文本及有关附件、原始资料交集团办公室和资产财务中心备案登记，存档保管。
2．集团下属实体对外签订合同
①下属实体在本实体集体决策机构研究批准的基础上提出签约意向；
②由实体成立临时性小组，进行市场调研；
③由实体负责进行必要的政策、法律咨询；
④草拟合同文书，并将合同草案、谈判方案等提交集团经济技术合同审核小组审核、论证，集团经济技术合同审核小组应在5个工作日内反馈意见；
⑤根据集团经济技术合同审核小组意见，实体负责对合同草案、谈判方案等进行修订，并由实体组织由相关人员组成的专门小组，负责谈判与签约，加盖本单位公章、单位负责人名章后，正式签约生效。
⑥除将合同正式文本及有关附件、原始资料等由本单位存档保管外，还须将合同副本及有关附件交集团办公室和资产财务中心备案存档。
3．对涉及学校利益的重大合同，由集团按学校规定，上报学校有关部门决定。
六、合同的管理
集团合同的管理，由集团办公室和资产财务中心会同相应的后勤实体（中心）具体负责。应做好如下工作：
（一）备案与登记
1．集团及下属实体（中心）签订的所有合同皆须报集团办公室和资产财务中心备案登记。
2．集团办公室和资产财务中心分别负责对各类合同进行分类登记，分档保管，专人负责。
3．每份合同都应编号，不重复，不遗漏。合同的各种资料，包括合同正副文本及附件；合同文本的签收记录；分期履行的情况记录；变更、解除合同的协议（包括文书、函电）等，均应及时建档，妥善保管。
4．签署合同应使用单位公章或合同专用章，其他印章一律不得用于签订合同。合同专用章经申报批准后刻制，统一编号，专人保管使用。凡使用公章或合同专用章签约的必须填写用印申请单，确认用印人，做好用印记录。印章如遗失，应立即向公安机关报案，登报声明作废，还要追究有关人员的责任。
5．合同保管部门（或专人）应对合同内容中涉及保密的条款应承担保密责任，以免由于商业机密泄露对企业造成不必要的经济损失。
（二）合同履行管理
1．健全合同资料台帐，分解落实任务。
2．检查督促合同的履行。合同履行过程中确因无法逾越的困难或障碍而不得不变更或解除合同的应从注意保护企业的合法权益出发，从严把握。变更或解除合同均应以书面形式予以确认。变更或解除合同的程序同签订合同的审批要求一致。
3．按期交接合同的标的物，按规定结算货款。加强验收手续。无论是货物贸易、服务、咨询，还是工程竣工等均应严格验收手续，同时以书面形式保留验收资料。
4．合同履行中的纠纷，经协商不能解决，应依法申请仲裁或起诉。发生合同纠纷后企业应立即组织专题小组或指派专人应对、处理，绝不能发生由于我方的失误而造成损失的情况出现。合同纠纷处理或执行完毕，应将有关资料汇总、归档，以备查考。同时向集团作出书面汇报。
七、合同责任追究制度
1．单位负责人、委托代理人须对所签订合同的有效性、合法性、完整性及履行合同条款负责，并承担相应的责任。
2．未按本规定签订的合同，所产生的民事纠纷给集团或企业造成损失的，责任人承担相应的责任。
3．因违法、违规及合同履行不力等造成的重大经济损失及负面影响，单位负责人除依法承担相应法律责任外，集团将追究责任人（经办人）、单位负责人、委托代理人的责任。
八、其它
集团及下属实体，一律不得对第三方出具担保及签订各种形式的担保合同。
九、本规定自发布之日起施行。
十、本规定由后勤集团负责解释。
后勤集团
二OO六年四月十七日
发：后勤集团各单位